Fuente: HIPERTEXTUAL.COM

Empezamos un proyecto pero de repente nos despistamos con cualquier cosa que sucede, un correo que entra, o nos acordamos de llamar por fin a un amigo que teníamos en el olvido. ¿Qué sucede? Nos estamos saboteando nosotros mismos a través de un fenómeno que se conoce como la procrastinación.

La procrastinación (del latín: pro, adelante, y crastinus, referente al futuro), postergación o posposición es la acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables.

Esto nos pasa a menudo sin darnos cuenta. Por ejemplo, al  encontramos cada vez más cerca de la fecha límite de un trabajo que tenemos que finalizar, pero como “todavía hay margen” se nos van colando pequeñas tareas entre medio que hacen imposible meternos de lleno en el proyecto y avanzar. Estos pequeños saboteadores son ladrones de tiempo profesionales y no hay que desmerecerlos: tienen también su parcela de protagonismo.

¿A qué tareas nos estamos refiriendo? Bien, pues desde pegar un nuevo repaso a la bandeja de entrada y contestar lo que convengamos, o bien ordenar la mesa. Incluso tal vez hacer esa llamada intrascendente a un cliente que teníamos pendiente, que por fin efectuamos.

Cuando nos puede suceder esto:

  • Estamos tan motivados que creemos que nosotros solos podemos con todo. Lo que suele pasar es que al final no sabes por dónde empezar y te acaba superando.
  • Estamos desmotivados con el trabajo o con las tareas que nos encomiendan. Aquí es mucho más fácil darse a la procrastinación, si no te motiva nada el trabajo postergarás las tareas y las harás cuando sea inevitable y mientras: ¡a procrastinar!
  • Somos tan tan creativos que nuestra mente es un hervidero continuo de ideas. Al final nuestro consciente está fantaseando con ideas tan maravillosas (o al menos en nuestra mente así suenan) que claro, no hay tiempo para realizar las tareas, o bueno hacemos lo justo y necesario para cubrir el expediente, pero es que tengo tan buenas ideas…
  • Estamos tan desbordados de trabajo que no sabemos por dónde empezar.
  • Trabajo solo y me falta autodisciplina.
  • Soy “team leader” y estoy solo pendiente de lo que hacen bien o mal nuestro equipo. Es una parte de nuestro trabajo pero no la única, además un buen team leader es un motivador no un vigilante del trabajo ajeno.

¿Por qué hemos corrido tanto al final? Aquí entra en juego otra ley bien conocida por los expertos en productividad: la Ley de Parkinson (la eficiencia del trabajo se dispara con el acortamiento de los plazos).

Esta ley reza que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización”. Es decir, que si tenemos una semana para realizar una tarea y pasado un día nos anuncian que hay que entregarla con urgencia al día siguiente, la eficiencia del trabajo se dispara con el acortamiento de los plazos. Esta ley es bien conocida también por los estudiantes, que rinden al máximo las horas previas al examen, pero semanas antes el estudio de las lecciones es mucho más laxo.

Como evitar la procrastinación

  • Saber cuál es nuestro “ciclo personal de energía”.  Hay personas cuya energía va de más a menos, están más activas a primera hora de la mañana y su energía va decayendo, y personas cuya energía va de menos a más, a lo largo de la jornada su energía va in crecendo. A partir del conocimiento de nuestro ciclo personal de energía organizar nuestra agenda diaria en función del mismo dejando para los momentos más enérgicos las tareas más arduas y para los momentos más bajos de energía las tareas más sencillas o rutinarias.
  • Señalar nuestros ladrones de tiempo (Reuniones imprevistas, conversaciones que se alargan más de la cuenta, visitas imprevistas e inoportunas, mala administración de las llamadas telefónicas).
  • Seguir unas claves de organización para que no nos invada la desidia y nos lleve a la procrastinación:
  1. Mantener la mesa ordenada.
  2. No dejar trabajos sin terminar.
  3. Que no se eternicen los trabajos pendientes.
  4. Saber delegar.
  5. Saber decir no a tareas que pueden colapsarnos, ser conscientes de nuestros límites.
  6. Ordenar por prioridad las tareas a desempeñar: importantes y urgentes, importantes o urgentes, rutinaria, trivial.
  • Por último, hacer un control diario de las tareas realizadas donde anotar: hora,  tiempo previsto, tiempo real empleado, actividad desempeñada, y cómo ser más eficiente la próxima vez.

Determinación y organización

Son múltiples las guías que encontrarás para hacer frente a este problema, pero desde mi experiencia, la forma de terminar con la procrastinación se basa en dos elementos: determinación y organización. Sobre el primero, parece evidente pero lo fundamental es reconocer la existencia de un problema en nuestro comportamiento, y estar decididos a resolverlo. Mientras que sobre el segundo, aplicar una serie de medidas nos puede ayudar a hacerle frente:

Hacer una lista de tareas: sí, las tenemos todas en la cabeza y sabemos lo que hay que hacer, pero escribirlo siempre nos abre los ojos y lo que es más importante, permite que nuestra cabeza dimensione la magnitud del trabajo.

Centrarse: conviene recordar que no somos multitarea aunque creamos que sí, con lo que nos compensa poner todos nuestros sentidos en lo que estemos haciendo. Terminaremos antes y la calidad del trabajo será superior.

Dividir la tarta en pedazos: posiblemente la parte más importante y la que nos va a ayudar de verdad a terminar este incómodo trabajo. ¿Nos asusta un proyecto por lo grande que es? No hay problema: lo partimos en pedacitos y éstos en trozos más pequeños si sigue siendo grande. Da lo mismo lo pequeñas que sean las subtareas, mientras nos centremos en resolverlas el trabajo será cada vez más pequeño.

Hacer un calendario de trabajo: como hemos apuntado antes, uno de los grandes enemigos de una tarea reside en los largos plazos. Ponte metas y apunta un vencimiento para cada subtarea. Es una manera de repartir el peso, pero sobre todo de no caer en la tentación de la relajación.

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